すぐわかる! すぐできる! 社員管理・勤怠管理の機能

社員管理

勤怠管理

人事届出

文書共有

▪スマホ打刻

▪勤務時間計算

▪休暇管理

▪社員情報管理

▪通達配布/既読管理

▪社員マイページ

▪QR社員証

▪給与明細配布

▪年末調整

▪マイナンバー

▪その他届出

▪文書検索

▪閲覧権限管理

▪自動PDF化

●会社、店舗、団体で使える

●スマホだけでも運用できる

●QRコード付き社員証の発行ができる

●スマホで各種の人事届出や通達受取ができる

●社員とのコミュニケーション、文書共有ができる

1 社員管理・文書共有・勤怠管理を一体化

スマホ社員証

QR打刻

休暇管理

勤務時間

日給管理

人事届出

人事情報管理

給与明細配布

通達配布

文書共有

ストレスチェック

健康チェック

2 社員名簿のクラウド登録から始まる管理フロー
2 社員名簿のクラウド登録から始まる管理フロー

社員名簿を

クラウドに

登録

クラウド内に

社員Myサイト

を自動生成

QRを社員証に張り付け

印刷

クラウドで

個人毎のQR

を生成

QRリーダーと

パソコンで

出退勤管理

入退出記録

を出力

 

管理部門は

社員情報を

集中管理

アンケート、会合案内、各種文書

配布。既読確認

 

スマホ社員証から

各種申請や打刻、

情報変更が可能

数千通のメールも

一発配信!

3 勤務パターンを自由に作成、あらゆる勤務形態に柔軟対応

設定項目タ(10項目)

登録されている勤務パターンの一覧

現在呼び出されている勤務パターン名

指定した勤務パターンを呼出し編集

4 月・日・個人別など多彩な画面完備。休暇設定や時刻修正なども簡単操作

月次指定

休暇取得

出退勤時間

勤務時間再計算

勤務パターン表示と設定

他の従業員の指定

他の画面へ異動

早退の累計時間と回数

業・深夜残業の累積時間と回数

5 休暇取得状況一覧、休暇管理簿(個人毎)。休暇申請・承認をワークフローでサポート

年度指定

検索条件指定

個人別休暇管理簿へ

個人別休暇管理簿へ

当年度休暇取得履歴

休暇利用状況(年間休暇・使用済休暇・休暇残数)

6 人事届出の所定フォームの書類を自動生成

対応帳票一覧

※2020年12月までに対応予定

入社

年末調整

労働保険概算

確定保険料

申告

算定基礎届

退職

氏名変更

扶養変更

賞与支払届

その他

住所変更

※電子申請(e-Gov)にも2021年9月までに対応予定

7 機能一覧
8 導入事例

長城コンサルティング株式会社

人材派遣・ソフトウェア開発

派遣先毎に異なる勤務条件にどのように対応するか。一般的な勤怠管理では対応できない複雑さが課題。また、派遣先では派遣社員用の打刻機器などは置けないという問題もある。

導入前の

課題

http://www.chojo.co.jp/index.html

150名の社員を全国の企業や飲食店に派遣。プログラマから店舗スタッフまで、幅広い職種の人材を抱え、さらにシステム開発も受託して、オフショア開発も行う創業33年目の会社です。

派遣スタッフの勤務条件は、派遣先毎にバラバラ。これまでは、派遣社員自身が派遣先の勤務条件に合わせた勤務報告書をエクセルで作成。それをメールで人事担当者に送って集計し、給与計算を行っていました。月末は徹夜状態での集計があたりまえ。このままでは、業容拡大も困難と考えて、SMACOM勤怠管理を導入しました。

150名の派遣スタッフを各地の30社余りに派遣しています。派遣先毎に勤務条件が異なるため、通常の正社員だけの会社で使われる勤怠管理では対応不可能でした。しかたなく、派遣社員自身で、勤務条件に合わせた勤務報告書をエクセルで毎月作成してもらい、それをメールで人事担当者に送って、一人一人集計していました。

月末までに終わらせるには、人事担当者は一人では足らず、2~3日でこなすには、何人もの応援が必要でした。今後、派遣社員を増やすには、人事担当者も増員せざるを得ず、会社にとって大きな間接費の増加に繋がる恐れがありました。

導入による

解決

SMACOM勤怠管理は、複数の勤務パターンを自由に作成でき、それを社員毎に個別に割り当てることができる。また、社員のスマホ内に社員証を発行し、そこから社員自身で出退勤を記録可能。結果は人事担当者と社員の間でいつでも共有。修正も可能。

総務課長の李 文昊さんにお話を伺いました。

勤務パターンをいくつでも自由に作れるため、派遣先毎の勤務パターンを全部作り、それを社員一人一人に割当てます。その結果、全て異なる勤務条件でも、勤務時間計算や残業時間、有給の管理などが全て自動的に算出され一覧で表示されます。勤務条件が変わった場合もそれに合わせて勤務パターンを変更し再計算が瞬時にできます。

社員には、SNSやメールで各自毎の社員証を配布し、それをスマホに登録することでアプリと同様の操作性で、出退勤の打刻や、記録の閲覧、休暇の使用や残日数の確認ができます。

この結果、人事部門の負荷は大幅の削減されました。従来、延べで数十時間を要した勤務時間計算と集計は、ほぼ、時間を掛けずに行えるようになりました。その分、人事担当者は、本来の求人などの業務に時間を掛けられるようになりました。

さらにSMACOMでは、社員のマイページも作成でき、社員個別の文書フォルダも自由に作れます。そこに毎月の業務報告を入れてもらうことで、メールによる報告を廃止し、人事担当者は、そのフォルダを見るだけで管理できるようになりました。

今後の

展望

SMACOMには勤怠管理に加えて、社員管理や社員コミュニケーションの機能も完備しており、今後は社員情報の一元管理や、社員への情報発信と反応の集計などにも活用の範囲を広げたい。

SMACOM社員管理も同時に使えるため、社員に関する各種の情報やファイルを一元管理できます。また、全員や特定部門の社員向けに一斉のメール配信や、アンケートの配布と

回収なども行えるため、今後は、この機能を活用して管理の質の向上と省力化を一段と進めたいと考えています。

社内通達はもちろん、文書の配布や閲覧の確認(SMACOMは既読確認が可能)、給与明細の配布や年末調整の配布と回収、社内教育や各種イベントの案内と参加申し込みなどにも活用する予定です。

この価格で、これだけの広範な機能に対応するクラウドサービスは他には無いと思います。

鮨和さび

鮨割烹

導入前の

課題

https://sushiwasabi.net/

小さなお店ですが、アルバイトは日替わりで10名以上の管理が必要。手書きで勤務時間を記録し、税理士の先生に送って給与計算を依頼。毎月の締めの処理が面倒。タイムカードや勤怠管理を導入するにも、専用の機器を置く場所もとれない。

四谷三丁目の鮨割烹「鮨和さび」。カウンターだけの小さなお店ですが、技と味は絶品。

著名なお客様も多数お見えになります。格闘家を目指していたご主人は、今でもトレーニングを欠かさず完璧ボディーを維持。鮨道もとことん追求するタイプで、お店は熱心なファンのお客様で毎日満席です。現在、アルバイトの出退勤管理にSMACOMを活用。

アルバイトの勤怠管理にかなりの時間を割かれていました。交通費も一人一人違っており、全て手書きで出店時間、退店時間、休息時間を表にして管理していました。それを毎月末、税理士の先生に郵送して、給与計算をお願いしていました。店内は狭く、タイムカードなどを置く場所もとれません。

導入による

解決

店長のスマホと店員のスマホだけで使えるSMACOM勤怠管理は、こんな小さなお店でも何ら新しい機器を置く必要もなく導入可能。出勤・休息入・休息出・退勤は、アルバイト自身のスマホでボタンを押すだけ。交通費や時間給も個人毎に登録でき、毎月末には全自動で給与計算が完了。税理士の先生もそれをスマホで見るだけで完了。

アルバイトの方たちに店員登録用のQRコードを見せるだけで、それを開いて各自の基本情報を登録してもらうと、即座にスマホ店員証が発行され、そこから、出退勤や休息のボタンが押せるようになります。何の説明も必要なく新しいアルバイトが来ても手間いらず。

店員名簿は、管理者の私のスマホにSNSのように表示され、そこから電話もメールも出来るし、各自の勤怠記録も閲覧できます。記録に間違いがあれば即座に修正できます。

時間給や交通費も個人毎に設定できるので、毎月の支払い額は全部自動で計算されます。

それはアルバイト本人も、自分のスマホで確認できるので、明細の配布も必要ありません。さらに、税理士の先生も管理者として、給与計算結果をスマホやパソコンから見えるため、こちらからは何も送る必要もなく給与計算をしてもらえます。

これまでアルバイト管理に使っていた時間は、ほぼゼロになりました。

オーナー店主の水田翔さんにお話を伺いました。

今後の

展望

これから法律の改正で、アルバイトでも一定期間勤務すると、有給の設定が必要になる見込み。SMACOM勤怠管理は、有給の管理も法定に従って自動で行える。さらに、顧客管理機能も装備されており、頂いた名刺の管理やメルマガの配布も可能。

労働法の改正で今後はアルバイトに対しても一定期間継続して勤務した場合は、有給休暇を与えなくてはなりません。そのためには、勤務時間の累積の管理や、休暇の管理が必要になって、益々手書きでは管理できなくなります。SMACOM勤怠管理では、休暇管理の機能もあるため、これを活用して自動で有給休暇の管理を行う予定です。アルバイトが自分のスマホで自分の持つ有給休暇を知ることができます。有給の使用申請もスマホから簡単に出来るので、こちらの手間も掛かりません。

また、お店でお客様からいただいた名刺が数百枚以上あります。SMACOMには顧客管理機能もあるため、この名刺を登録して顧客リストを作り、メールマガジンを毎月送ろうと考えています。お店の営業時間や今月の新メニューなどを写真付きで送ります。それに対するお客様の反応も集計できるので、効果は大きいと期待しています。

印刷工場を昼夜連続で稼働させるために、交代勤務が必要で、通常の勤怠管理では複雑すぎで対応が不可能でした。クラウドのグループウェアも一部導入していましたが、全社員が使うには、一人当たり1カ月1500円の使用料が必要で、それに加えて、個別の業務アプリの購入や開発も必要になり、多額の投資が必要となり、とても費用対効果が見合わないと考え、手作業での計算を続けていました。

SMACOMは標準の使用料だけで、この複雑な勤務体系にそのまま適応することが出来ました。他の勤怠管理やグループウェアのアプリでやる場合と比較して、圧倒的な低価格で目的を達成することができます。

弊社の場合は、勤務パターンが日々変化するため、後から特定日の勤務パターンを割付けその部分だけを再計算するなどの運用が必須でしたが、ここまで出来る勤怠管理は見つかりませんでした。

打刻も、社員証に貼ったQRコードを、安価なQRコードリーダーを余っていたパソコンに繋ぐだけで読み取れるため、ICカードなどの導入に比べて遥かに安くすみました。弊社では、3か所の入り口にこれを設置してスムーズな打刻を行っています。

打刻は社員証のQRコードでも、社員がそれを自分のスマホに登録した「スマホ社員証」でも両方可能です。スマホ社員証からは、自分の出退勤状況や休暇の取得状況をいつでも確認できます。タイムカードを持ち歩いているようなものです。

また、会社の階層組織をそのまま従業員管理で再現できるため、組織の管理者(上長)は、自分の部下の出退勤状況をいつでも自分のパソコンから確認できます。有給の申請や許可、消化状況も、本人・上長・人事部門担当者間で常時共有が可能です。現在、最終のテスト中ですが、間もなく本稼働に入れば、これまでの管理業務が大幅に省力化できると期待しています。

株式会社技秀堂

http://www.gishudo.co.jp/

印刷業

60年以上の歴史を持つ印刷会社。自社の印刷工場を持ち、昼夜交代勤務で印刷を行う。

大学や公共機関の顧客が多く、高い品質の印刷と短納期の両立を武器に、情報化時代の印刷業の在り方を追及する歴史ある企業です。

タイムレコーダー会社が提供する打刻システムとそこからのCSV出力を使って勤務時間計算をしていたが、勤務パターンが18種類にもなる複雑な体系で、この会社が提供する勤務時間計算では対応できず、やむなく、全て手作業で給与計算していた。

また、グループウェアも試験的の導入していたが、全社員にアカウントを持たせるには、コストが掛かりすぎ、さらに、勤怠管理にはアプリ開発が必要で、そのためには大きな投資が必要だった。

SMACOMは通常の勤怠管理の料金で、個別の勤務パターンをいくつでも自由に作成でき、それを個々人の社員に割り当てることが可能。複雑な勤務体系にも設定だけで対応ができる。高額な設定料もカスタマイズも不要。さらに、社員のスマホからの打刻も可能で営業職などは、自分のスマホから直行・直帰の指定も出来る。一般社員は紙の社員証やスマホ社員証のQRコードを会社の入り口で読ませるだけで打刻が可能に。

導入前の

課題

導入による

解決

総務部課長の渡辺大輔様にお話を伺いました。

今後の

展望

社員への各種通達や案内、さらには社員から総務部門への各種の依頼にも活用を予定。

SMACOMの社員管理機能や、社員コミュニケーション機能がいろいろあるので、今後はこれらを活用して、社内での通達や連絡の業務の迅速化と省力化、質的向上を図ろうと考えています。

例えば、社員からお昼のお弁当の注文を、総務部門で一括してまとめて、外部のお弁当屋さんに発注していますが、これもSMACOMで出来るので、社員のパソコンやスマホから注文を受けて、それを集計して注文を出すことを考えています。

この延長で、各種の備品や消耗品の供給要請とその集計・発注も可能になると考えています。SMACOMは単に勤怠管理に留まらない多様な可能性があるサービスです。

インフォグリーン株式会社

TEL.03-5823-1588

〒101- 0004 東京都中央区東日本橋2-24-14 日本橋イーストビル5F

http://www.info-green.jp